SOPPA and Information About Students

Dear Students, Parents and Legal Guardians,

Waukegan Public Schools District 60 has created this informational page for our students and families to learn more about personal information associated with students under the Illinois Student Online Personal Protection Act (SOPPA). Protecting personal student data is our utmost priority and the design of our systems and network environments follow best practices to protect that data in a safe environment. 

Information that the District Collects and Shares

In general, WPS District 60 collects certain information associated with students, to ensure legal compliance and to promote academic achievement.  These software products and internet services can range from tutoring, that involves non-district personnel, to technological products that provide math, reading, or SEL instruction. 

During the course of our educational activities, data elements associated with students are disclosed to such entities as the Illinois State Board of Education, the College Board, and certain private software/internet operators.  These data elements of covered information include, but are not limited to, student demographics, such as student names, identification number(s), gender, birthdate, race, ethnicity, special education status, etc.

The above data elements generally are utilized to ensure that each student has a personalized account that allows them to interact with the educational software, tailoring the experience to the individual student. In cases of educational software or in-person tutoring, students' covered information is utilized to ensure that ongoing data regarding student progress is recorded properly for each student. 

Additionally, individual student information is utilized for purposes of reporting requirements to other public entities, such as the State of Illinois.  Student information is also utilized to provide educators with reporting that allows for the aggregation and disaggregation of student performance data as needed to adjust instruction as it happens or in final evaluation of programs. 

When student data elements are not needed, they are not shared with other entities, including private operators. 

Parents’/Guardians’ SOPPA Rights

Under SOPPA, students’ covered information may be collected only for K through 12 school purposes, and the information collected is to be limited to what is necessary for those purposes.

The contact information for the District’s Privacy Officer or other staff member designated to respond to parent/guardian requests for their child’s covered information follows:
Dr. Josue Cuevas
Associate Superintendent for Information Technology

soppainfo@wps60.org
224-303-1104

Under SOPPA, you have the right to review your child’s covered information. Covered information means personally identifiable information (PII) or information linked to PII in any media or format that is not publicly available and is any of the following: (1) created by or provided to an operator by a student or the student’s parent/guardian in the course of the student’s or parent/guardian’s use of the operator’s site, service or application; (2) created by or provided to an operator by an employee or agent of the District; or (3) gathered by an operator through the operation of its site, service, or application. Operators are entities (such as educational technology vendors) that operate Internet websites, online services, online applications, or mobile applications that are designed, marketed, and primarily used for K-12 school purposes.

Under SOPPA, you have a right to:

  1. Request to inspect and review your child’s covered information, whether it is maintained by the District, the Illinois State Board of Education (ISBE), or an operator.
    1. The District will provide you with the opportunity to inspect and review your child’s covered information within the timeframe prescribed by State rules.
    2. If the covered information requested includes data on other students, your access will be limited to the covered information relevant to your child.
    3. If the covered information you request includes your child’s school student records, the District will permit you to inspect and review any school student records of your child in accordance with the District’s procedures for student records requests. See 7:340-AP1, E1, Notice to Parents/Guardians and Students of Their Rights Concerning a Student’s School Records.
  2. Request a copy of your child’s covered information, in electronic or paper form.
    1. The District will provide the copy to you within the timeframe prescribed by State rules.
    2. If you request an electronic copy, the District will provide you the copy in an electronic format, unless the District does not maintain the information in electronic format and reproducing it in an electronic format would be unduly burdensome to the District.
    3. If you request a paper copy, the District will charge you the reasonable cost of copying in the amount authorized by State rules. However, you will not be denied a copy if you have an inability to pay.
    4. You are limited to the number and frequency of copying requests provided by State rules.
    5. If the covered information you request includes your child’s school student records, the District will provide a copy of your child’s school student records to you in accordance with the District’s procedures for student records requests. See 7:340-AP1, E1, Notice to Parents/Guardians and Students of Their Rights Concerning a Student’s School Records.
  3. Request corrections to factual inaccuracies contained in your child’s covered information. Upon receipt of a request, the District will take the following steps:
    1. The District will review your request and determine if the factual inaccuracy exists.
    2. If the District determines that a factual inaccuracy exists, and the District maintains or possesses the covered information, it will correct the inaccuracy and confirm the correction with you within 90 calendar days after receiving your request.
    3. If the District determines that a factual inaccuracy exists and an operator or ISBE maintains the information, the District will notify the operator or ISBE of the factual inaccuracy and the correction to be made. The operator or ISBE is required to confirm the correction with the District within 90 calendar days after it receives the District’s notice. The District will then confirm the correction with you within 10 business days after it receives the confirmation of the correction from the operator or ISBE.
    4. If the covered information you are requesting be corrected includes your child’s school student records, the District will follow its procedures for amendment of student records with respect to those school student records. See 7:340-AP1, E1, Notice to Parents/Guardians and Students of Their Rights Concerning a Student’s School Records. To make a request to inspect and review, copy, and/or correct your child’s covered information, please contact the staff member identified above and specify the nature of your request. You will need to submit your request in writing, utilizing any form the District requires.

To make a request to inspect and review, copy, and/or correct your child’s covered information, please contact the staff member identified above and specify the nature of your request. You will need to submit your request in writing, utilizing any form the District requires. Once contacted, the District will work with the parent to identify the student(s) in question, and to confirm that the person requesting the information or requesting corrections to the information is the student’s parent (or has a legal right to the information sought).
 

List of Public Entities and Software Operators Who Collect SOPPA Information

If you would like to review the list of SOPPA-related software operators that the District has agreements with since July 1, 2021, please click here. Through this link, these SOPPA-related software operators also identify any third party who they share that information with.  Please note that this list will be updated as the District reaches agreements with other SOPPA-related software operators.  

Data Breaches

Waukegan Public Schools District # 60 will publish in this section any SOPPA-related data breaches. The report will show the number of students whose covered information was involved in the breach, the date of the breach (or estimated date), and the name of the relevant entity or private operator.  In addition, the District will provide instructions to follow. Parents can also use the Federal Trade Commission Data Breach portal to report an individual case.  

SOPPA-Related Data Breaches Reported Since July 1, 2021: None

Additional Resources:

  1. Board Policy 5321, Waukegan Community Unit School District No. 60
  2. Illinois Student Online Personal Protection Act (SOPPA).
  3. Federal Trade Commission, Explanation of Children's Online Privacy Protection Rule (COPPA)
  4. Federal Communications Commission, Explanation of Children’s Internet Protection Act (CIPA)
  5. Federal Department of Education, Explanation of the Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
  6. Protecting Student Privacy, United States Department of Education
  7. 101 Data Protection Tips from Digitalguardian.com

SOPPA e Información Sobre Estudiantes


Estimados Estudiantes, Padres y Tutores Legales,

El Distrito 60 de las Escuelas Públicas de Waukegan ha creado esta página informativa para que nuestros estudiantes y familias aprendan más sobre la información personal asociada con los estudiantes bajo la Ley de Protección Personal en Línea para Estudiantes de Illinois (SOPPA por sus siglas en inglés). La protección de los datos personales de los estudiantes es nuestra máxima prioridad y el diseño de nuestros sistemas y entornos de red sigue las mejores prácticas para proteger esos datos en un entorno seguro.

Información que el Distrito Recopila y Comparte

En general, el Distrito 60 de WPS recopila cierta información asociada con los estudiantes, para garantizar el cumplimiento legal y promover el rendimiento académico. Estos productos de software y servicios de Internet pueden variar desde tutoría, que involucra a personal que no pertenece al distrito, hasta productos tecnológicos que brindan instrucción en matemáticas, lectura o SEL.

 

Durante el curso de nuestras actividades educativas, los elementos de datos asociados con los estudiantes se divulgan a entidades tales como la Mesa Directiva de Educación del Estado de Illinois, la Mesa Directiva Universitaria y ciertos operadores privados de software/Internet. Estos elementos de datos de la información cubierta incluyen, entre otros, los datos demográficos de los estudiantes, como los nombres de los estudiantes, los números de identificación, el género, la fecha de nacimiento, la raza, la etnicidad, el estado de educación especial, etc.

Los elementos de datos anteriores generalmente se utilizan para garantizar que cada estudiante tenga una cuenta personalizada que les permita interactuar con el software educativo, adaptando la experiencia al estudiante individual. En los casos de software educativo o tutoría en-persona, la información cubierta por el estudiante se utiliza para garantizar que los datos continuos sobre el progreso del estudiante se registren correctamente para cada estudiante.

Además, la información individual de los estudiantes se utiliza con el propósito de informar los requisitos a otras entidades públicas, como el Estado de Illinois. La información de los estudiantes también se utiliza para proporcionar a los educadores informes que permitan agregar y desglosar los datos de desempeño de los estudiantes según sea necesario para ajustar la instrucción a medida que ocurre o en la evaluación final de los programas.

Cuando los elementos de datos de los estudiantes no son necesarios, no se comparten con otras entidades, incluidos los operadores privados.


Derechos de los Padres/Tutores Bajo la SOPPA

Bajo la SOPPA, la información cubierta de los estudiantes se puede recopilar sólo para fines escolares de Kinder a 12, y la información recopilada se limitará a lo que sea necesario para esos fines.

La información de contacto del Oficial de Privacidad del Distrito u otro miembro del personal designado para responder a las solicitudes de los padres/tutores sobre la información cubierta de su hijo es la siguiente:


Dr. Josue Cuevas

Superintendente Asociado de Tecnología de la Información

soppainfo@wps60.org

224-303-1104

Bajo la SOPPA, tiene derecho a revisar la información cubierta de su hijo. Información cubierta significa información de identificación personal (PII por sus siglas en inglés) o información vinculada a PII en cualquier medio o formato que no esté disponible públicamente y sea cualquiera de los siguientes: (1) creado por o proporcionado a un operador por un estudiante o el padre/tutor del estudiante en el curso del uso por parte del estudiante o del padre/tutor del sitio, servicio o aplicación del operador; (2) creado o proporcionado a un operador por un empleado o agente del Distrito; o (3) recopilados por un operador a través de la operación de su sitio, servicio o aplicación. Los operadores son entidades (como proveedores de tecnología educativa) que operan sitios web de Internet, servicios en línea, aplicaciones en línea o aplicaciones móviles que están diseñadas, comercializadas y utilizadas principalmente para fines escolares Kinder-12.

Bajo la SOPPA, tiene derecho a:

  1. Solicitar para inspeccionar y revisar la información cubierta de su hijo, ya sea que la mantenga el Distrito, la Mesa Directiva de Educación del Estado de Illinois (ISBE por sus siglas en inglés) o un operador.

    1. El Distrito le brindará la oportunidad de inspeccionar y revisar la información cubierta de su hijo dentro del plazo prescrito por las reglas estatales.

    2. Si la información cubierta solicitada incluye datos sobre otros estudiantes, su acceso se limitará a la información cubierta relevante para su hijo.

    3. Si la información cubierta que solicita incluye los registros escolares de su hijo, el Distrito le permitirá inspeccionar y revisar los registros de estudiantes de la escuela de su hijo de acuerdo con los procedimientos del Distrito para solicitudes de registros de estudiantes. Ver 7:340-AP1, E1, Aviso a los Padres/Tutores y Estudiantes Sobre sus Derechos con Respecto a los Registros Escolares de un Estudiante.

 
  1. Solicitar una copia de la información cubierta de su hijo, en formato electrónico o en papel.

    1. El Distrito le proporcionará la copia dentro del plazo prescrito por las reglas estatales.

    2. Si solicita una copia electrónica, el Distrito le proporcionará la copia en formato electrónico, a menos que el Distrito no mantenga la información en formato electrónico y reproducirla en formato electrónico sería una carga indebida para el Distrito.

    3. Si solicita una copia impresa, el Distrito le cobrará el costo razonable de la copia en la cantidad autorizada por las reglas estatales. Sin embargo, no se le negará una copia si no puede pagar.

    4. Está limitado a la cantidad y frecuencia de solicitudes de copia provistas por las reglas estatales.

    5. Si la información cubierta que solicita incluye los registros escolares de su hijo, el Distrito le proporcionará una copia de los registros escolares de su hijo de acuerdo con los procedimientos del Distrito para solicitudes de registros de estudiantes. Ver 7:340-AP1, E1, Aviso a los Padres/Tutores y Estudiantes Sobre sus Derechos con Respecto a los Registros Escolares de un Estudiante.

 
  1. Solicitar correcciones a las inexactitudes fácticas contenidas en la información cubierta de su hijo. Al recibir una solicitud, el Distrito tomará los siguientes pasos:

    1. El Distrito revisará su solicitud y determinará si existe la inexactitud de los hechos.

    2. Si el Distrito determina que existe una inexactitud de hecho, y el Distrito mantiene o posee la información cubierta, corregirá la inexactitud y confirmará la corrección con usted dentro de los 90 días calendario posteriores a la recepción de su solicitud.

    3. Si el Distrito determina que existe una inexactitud de hecho y un operador o ISBE mantiene la información, el Distrito notificará al operador o ISBE de la inexactitud de hecho y la corrección que se hará. Se requiere que el operador o ISBE confirme la corrección con el Distrito dentro de los 90 días calendario posteriores a la recepción del aviso del Distrito. El Distrito luego confirmará la corrección con usted dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de la confirmación de la corrección del operador o ISBE.

    4. Si la información cubierta que solicita que se corrija incluye los registros escolares de su hijo, el Distrito seguirá sus procedimientos para enmendar los registros de estudiantes con respecto a esos registros escolares. Ver 7:340-AP1, E1, Aviso a los Padres/Tutores y Estudiantes Sobre sus Derechos con Respecto a los Registros Escolares de un Estudiante. Para realizar una solicitud para inspeccionar y revisar, copiar y/o corregir la información cubierta de su hijo, comuníquese con el miembro del personal identificado anteriormente y especifique la naturaleza de su solicitud. Deberá enviar su solicitud por escrito, utilizando cualquier formulario que requiera el Distrito.

 

Para realizar una solicitud para inspeccionar y revisar, copiar y/o corregir la información cubierta de su hijo, comuníquese con el miembro del personal identificado anteriormente y especifique la naturaleza de su solicitud. Deberá enviar su solicitud por escrito, utilizando cualquier formulario que requiera el Distrito. Una vez contactado, el Distrito trabajará con los padres para identificar al estudiante(s) en cuestión y para confirmar que la persona que solicita la información o que solicita correcciones a la información es el padre del estudiante (o tiene un derecho legal a la información buscada). 

 

Lista de Entidades Públicas y Operadores de Software que Recopilan información de la SOPPA

Si desea revisar la lista de entidades públicas relacionadas con la SOPPA y operadores de software académico con los que el Distrito tiene acuerdos a partir del 1 de julio del 2021, haga clic aquí. A través de este enlace, estas entidades públicas y operadores de software relacionados con la SOPPA también identifican a cualquier tercero con quien comparten esa información. Tenga en cuenta que esta lista se actualizará a medida que el Distrito llegue a acuerdos con otros operadores de software relacionados con SOPPA.


Violación de Datos

El Distrito 60 de las Escuelas Públicas de Waukegan publicará en esta sección cualquier violación de datos relacionada con la SOPPA. El informe mostrará el número de estudiantes cuya información cubierta estuvo involucrada en la violación, la fecha de la violación (o la fecha estimada) y el nombre de la entidad u operador privado correspondiente.  Además, el Distrito proporcionará las instrucciones a seguir. Los padres también pueden utilizar el portal de Violación de Datos de la Comisión Federal de Comercio para informar sobre un caso individual.  

Violaciones de Datos Relacionadas con la SOPPA Reportadas desde el 1 de julio del 2021: Ninguna

Recursos Adicionales:

  1. Política de la Mesa Directiva 5321, Distrito Escolar de la Unidad Comunitaria de Waukegan No. 60

  2. Ley de Protección Personal en Línea para Estudiantes de Illinois (SOPPA).

  3. Comisión Federal de Comercio, Explicación de la Regla de Protección de la Privacidad Infantil en Internet (COPPA por sus siglas en inglés)

  4. Comisión Federal de Comunicaciones, Explicación de la Ley de Protección de la Infancia en Internet(CIPA por sus siglas en inglés)

  5. Departamento Federal de Educación, Explicación de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA por sus siglas en inglés)

  6. Protección de la Privacidad de los Estudiantes, Departamento de Educación de los Estados Unidos

  7. 101 Consejos de Protección de Datos del Digitalguardian.com


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